Dokumenterad utbildning på ett ställe
Digitalt kompetensregister för personalens utbildningar
Ett kompetensregister samlar information om genomförda utbildningar och de intyg som styrker dem. Med en gemensam översikt blir det enklare att hitta dokumentationen, följa utgångsdatum och planera vilka intyg som behöver förnyas.
Kort förklarat
Ett register som kopplar utbildningen till dokumentationen
Ett kompetensregister är en strukturerad översikt över personalens genomförda utbildningar. För varje person behöver det gå att se vilket intyg som finns, vad det avser och om det har ett utgångsdatum. Själva utbildningsintyget är dokumentationen som visar vad personen har genomfört.
När uppgifterna ligger i separata mappar, mejltrådar och kalkylblad måste den som ansvarar för utbildningarna leta på flera ställen. Ett digitalt register samlar i stället översikten och dokumenten i samma arbetsflöde.
Viktig avgränsning: Utbildningsintyg är ett register för utbildningsintyg och deras giltighetstider. Tjänsten är inte en fullständig HR-plattform och hanterar inte exempelvis bemanning, lön, utvecklingssamtal eller kursbokning.
Registrets byggstenar
Det här behöver en användbar utbildningsöversikt visa
Utgå från den information som faktiskt behövs för att hitta och följa upp intygen.
-
Person och intyg
Dokumentet behöver vara kopplat till rätt person. I företagsportalen visas kopplade privatkonton och deras uppladdade utbildningsintyg tillsammans.
Rätt dokument till rätt person
-
Kategori och tydligt namn
Kategorier och begripliga filnamn gör det lättare att hitta intyg inom rätt utbildningsområde. En kort anteckning kan ge ytterligare sammanhang.
Sökbar struktur
-
Utgångsdatum när det finns
Alla intyg löper inte ut. För de intyg som har begränsad giltighet kan ett utgångsdatum registreras, visas i översikten och ligga till grund för en påminnelse.
Giltighet och förnyelse
-
Originaldokumentet nära till hands
En rad i ett register räcker inte alltid. När kunden, beställaren eller en ansvarig behöver se underlaget ska intyget gå att visa eller ladda ner.
Dokumenterad utbildning
Två arbetssätt
Digitalt kompetensregister eller kalkylblad?
Båda kan ge en lista, men de hjälper organisationen på olika sätt.
| Arbetssätt | Styrka | Det kräver av organisationen |
|---|---|---|
| Kalkylblad och mappar | Kan vara tillräckligt för en liten och stabil lista. | Manuell uppdatering av både register, filer och kalenderpåminnelser. |
| Digitalt intygsregister | Samlar person, dokument, kategori och utgångsdatum i ett arbetsflöde. | Tydliga rutiner för vem som laddar upp, granskar och förnyar intygen. |
Ett digitalt register ersätter inte organisationens ansvar för korrekta uppgifter. Däremot minskar behovet av att föra samma information i flera separata system.
För den ansvariga
En samlad vy över kopplade användare
Företagsportalen visar de privatkonton som är kopplade till organisationen. Där kan den ansvariga söka på person, filnamn eller kategori och öppna användarens intyg.
- Se kopplade användare och antal uppladdade intyg.
- Visa registrerade utgångsdatum.
- Visa, ladda ner eller dela ett intyg via e-post.
- Ta emot en samlad påminnelse när relevanta intyg närmar sig sitt slutdatum.
För den enskilda
Privatkontot behåller sitt eget arkiv
Den enskilda användaren laddar upp och hanterar sina intyg i privatkontot. En kopplingsförfrågan från ett företag behöver godkännas innan företaget får åtkomst.
- Samla egna intyg under valda kategorier.
- Lägga till anteckning och valfritt utgångsdatum.
- Godkänna, avböja eller senare ta bort en företagskoppling.
- Fortsätta använda sitt eget digitala arkiv.
Utbildningsintyg i praktiken
Från privat arkiv till företagets utbildningsöversikt
Utbildningsintyg bygger företagets översikt på kopplingen mellan ett företagskonto och personalens privatkonton. Den modellen gör att den enskilda personen kan hantera sitt arkiv samtidigt som företaget får den åtkomst som behövs för uppföljningen.
Vill du först läsa om hela företagsflödet finns en separat sida om utbildningsintyg för företag. För en praktisk arbetsprocess kan du också läsa guiden om att hålla koll på personalens utbildningar.
Vanliga frågor
Om digitala kompetensregister
Vad är ett kompetensregister?
Det är en strukturerad översikt över personalens utbildningar och den dokumentation som hör till dem. I Utbildningsintyg består översikten av kopplade personer, uppladdade intyg, kategorier och eventuella utgångsdatum.
Är Utbildningsintyg ett komplett HR-system?
Nej. Tjänsten fokuserar på digital lagring, organisering, delning och bevakning av utbildningsintyg. Den hanterar inte lön, bemanning, kursbokning eller andra breda HR-processer.
Vem lägger in personalens utbildningsintyg?
Användaren laddar upp och hanterar intygen i sitt privatkonto. När kontot är kopplat till företaget kan behöriga användare i företagsportalen se intygen.
Kan registret påminna om intyg som går ut?
Ja, om ett utgångsdatum har registrerats. Påminnelser skickas via e-post för intyg som närmar sig slutdatum. Intyg utan utgångsdatum ligger kvar i arkivet men utlöser ingen påminnelse.
Verifierar tjänsten att ett utbildningsintyg är äkta?
Nej. Användaren eller företaget ansvarar för att uppladdade uppgifter och intyg är riktiga. Tjänsten är ett arkiv och register, inte en utfärdare eller juridisk verifiering av intygets innehåll.
Samla dokumentationen
Skapa en tydligare översikt över personalens intyg
Ansök om företagskonto eller se hur priset beräknas efter antal anslutna användare.