Företagsportal för godkända kopplingar
Utbildningsintyg för företag – få kontroll på personalens intyg
Se kopplade privatkonton och deras uppladdade utbildningsintyg i en gemensam översikt. Sök på person, filnamn eller kategori och se registrerade giltighetsdatum när uppgifterna behövs.
När flera personer har egna intyg
En gemensam översikt minskar letandet efter personalens dokument
När utbildningsintyg ligger i separata inkorgar, lokala mappar och pärmar kan det ta tid att kontrollera vem som har vilket dokument och när ett intyg går ut. Ett kalkylblad kan visa datum, men innehåller inte alltid själva underlaget.
Utbildningsintyg.se låter varje person behålla och hantera sitt eget privatkonto. Efter en godkänd koppling kan företaget se det kopplade kontots intyg i företagsportalen. På så sätt samlas översikten utan att företaget tar över uppladdning eller redigering av personens dokument.
Företagsportalen är en intygsöversikt för kopplade konton. Den är inte ett fullständigt HR-system och innehåller inte bemanningsplanering, utbildningsbokning eller en kompetensmatris över utbildningar som saknas.
Åtkomst efter godkännande
Så kopplas privatkonto och företagskonto ihop
En koppling skapas först när rätt konto har hittats och förfrågan har godkänts.
-
Personen har ett aktivt privatkonto
Privatkontot innehåller personens egna uppladdade intyg, kategorier, anteckningar och eventuella utgångsdatum.
Eget arkiv
-
Företaget skickar en förfrågan
Företagskontot söker fram privatkontot med personnummer och skickar en kopplingsförfrågan.
Ingen direkt åtkomst
-
Privatpersonen väljer
Förfrågan visas i privatkontot och kan godkännas eller avböjas. Först efter ett godkännande blir kopplingen aktiv.
Aktivt godkännande
-
Företaget får en samlad vy
Den kopplade personen och alla intyg i personens arkiv visas i företagsportalen. Båda parter kan senare ta bort kopplingen.
Åtkomst kan avslutas
Det här finns i företagsportalen
Översikt över kopplade användare och deras intyg
Portalen utgår från dokumenten som varje privatkonto själv har lagt in.
- Personer
- Se namn på kopplade privatkonton och hur många intyg respektive konto innehåller.
- Sökning
- Sök på personens namn, intygets filnamn eller utbildningskategori.
- Dokument
- Visa intyg i webbläsaren eller ladda ner PDF-filen när ett underlag behövs.
- Giltighet
- Se ett registrerat utgångsdatum vid intyget. Datumet anges och uppdateras av privatkontots ägare.
- Delning
- Skicka ett intyg som PDF-bilaga till en angiven e-postadress direkt från företagsportalen.
- Kopplingar
- Skicka nya förfrågningar och ta bort åtkomst när kopplingen inte längre ska finnas kvar.
Privatkontots ansvar
Medarbetaren hanterar sina egna dokument
- Laddar upp intyg i PDF, PNG eller JPG.
- Väljer kategori och lägger till en eventuell anteckning.
- Registrerar och ändrar utgångsdatum.
- Byter filnamn eller raderar dokument som inte ska finnas kvar.
- Godkänner, avböjer och kan ta bort företagskopplingar.
Företagskontots möjligheter
Företaget följer upp det som finns i arkiven
- Ser godkända, kopplade privatkonton i en gemensam lista.
- Öppnar och laddar ner intyg utan att ändra originalet.
- Ser kategorier och registrerade utgångsdatum.
- Delar ett valt intyg via e-post.
- Avslutar åtkomsten genom att ta bort kopplingen.
Giltighet och påminnelser
Uppmärksamma intyg som snart går ut
Påminnelserna gäller intygens registrerade utgångsdatum, inte bokade utbildningstillfällen.
När påminnelsefunktionen är aktiverad kontrolleras intyg med utgångsdatum. Ett privatkonto får en egen e-postsammanfattning, och ett anslutet företagskonto kan få en separat sammanfattning grupperad per kopplad person.
Intyg utan utgångsdatum tas inte med. Redan utgångna intyg visas fortfarande med sitt datum i arkivet, men påminnelsejobbet skickar inte nya utskick för dem. Läs mer om påminnelser för utbildningsintyg.
Rätt konto för rätt uppgift
Företagskonto och privatkonto kompletterar varandra
| Funktion | Privatkonto | Företagskonto |
|---|---|---|
| Huvudsyfte | Hantera egna utbildningsintyg. | Se intyg för godkända, kopplade privatkonton. |
| Uppladdning och redigering | Ja, för det egna arkivet. | Nej, dokumenten hanteras av privatkontot. |
| Översikt över flera personer | Nej. | Ja, för aktiva kopplingar. |
| Delning via e-post | Ett eller flera valda intyg. | Ett intyg i taget för en kopplad person. |
Vanliga frågor
Om utbildningsintyg för företag
Hur lägger företaget till en medarbetare?
Företagskontot skickar en kopplingsförfrågan till ett befintligt privatkonto. Personen behöver godkänna förfrågan innan kontot och dess intyg visas i portalen.
Vilka intyg kan företaget se?
När kopplingen är aktiv visas alla intyg i det kopplade privatkontots arkiv. Tjänsten har inte separata behörigheter för enskilda intyg.
Kan företaget ladda upp eller ändra personalens intyg?
Nej. Privatkontots ägare sköter uppladdning, namn, anteckning, utgångsdatum och radering. Företagskontot kan visa, ladda ner och dela dokumenten.
Vad händer när en person slutar?
Företaget eller privatpersonen behöver ta bort kopplingen manuellt. Då upphör företagets åtkomst, medan privatkontot och personens eget arkiv finns kvar.
Är tjänsten ett komplett kompetens- eller HR-system?
Nej. Portalen samlar dokumentation och registrerade giltighetsdatum för kopplade konton. Den hanterar inte anställningar, utbildningsbokning, roller eller kravprofiler.
En samlad vy över aktiva kopplingar
Ansök om företagskonto
Skicka in företagets uppgifter för granskning och få tillgång till företagsportalen när ansökan har godkänts.