Ordning utan parallella listor
Hantera utbildningsintyg utan mappar, mejl och kalkylblad
Samla dokument, kategorier, anteckningar och utgångsdatum i samma webbaserade arkiv och minska tiden som går åt till att leta efter rätt intyg.
När administrationen växer
Det är lätt att tappa överblicken när varje intyg hanteras på olika sätt
Ett utbildningsintyg kan ligga som en bilaga i inkorgen, som en inskannad bild på datorn eller som ett papper i en pärm. Om giltighetstiden samtidigt följs i ett separat kalkylblad behöver flera källor hållas aktuella.
Ett digitalt intygsarkiv samlar själva dokumentet och den information som behövs för att hitta det: filnamn, utbildningskategori, anteckning och ett valfritt utgångsdatum.
Fyra kontrollpunkter
Det här behöver vara lätt att göra
Bra intygshantering handlar både om dokumentet och om uppgifterna runt omkring.
- Samla
- Ladda upp PDF, PNG eller JPG och få dokumenten sparade som PDF i samma arkiv.
- Ordna
- Koppla varje intyg till en kategori och komplettera med en kort anteckning.
- Hitta
- Sök på filnamn, anteckning eller kategori och öppna rätt dokument från översikten.
- Följa
- Registrera ett utgångsdatum och se om det har passerat eller närmar sig.
Kort jämförelse
Traditionell hantering jämfört med ett digitalt arkiv
Olika arbetssätt kan kombineras, men en gemensam källa minskar dubbelarbete.
| Område | Mappar, mejl och kalkylblad | Digitalt intygsarkiv |
|---|---|---|
| Dokument | Kan ligga på flera platser och ha olika filnamn. | Sparas som PDF och visas under samma inloggning. |
| Ordning | Beror på manuella mappar, kolumner och namnrutiner. | Varje intyg får en kategori och kan kompletteras med anteckning. |
| Giltighet | Datum kan behöva följas i en separat lista eller kalender. | Utgångsdatum visas tillsammans med intyget när det har registrerats. |
| Delning | Bilagan behöver först hittas och kontrolleras. | Valda intyg kan skickas som PDF-bilagor från dashboarden. |
En praktisk rutin
Ett enklare arbetsflöde för varje nytt intyg
En konsekvent rutin gör arkivet lättare att använda även när antalet dokument växer.
-
Ladda upp dokumentet
Välj en fil på högst 50 MB. PNG och JPG omvandlas till PDF innan dokumentet sparas.
Ett dokument i taget
-
Välj rätt kategori
Kategorin gör det lättare att skilja exempelvis arbetsmiljö-, transport- och ledarskapsintyg åt.
Tydligare arkiv
-
Registrera relevant metadata
Lägg till en anteckning och ett utgångsdatum om det behövs. Datumet anges manuellt och kan ändras senare.
Valfria uppgifter
-
Gå igenom arkivet regelbundet
Kontrollera utgångsdatum, ersätt gamla dokument när en utbildning har förnyats och radera det som inte längre ska finnas kvar.
Återkommande översyn
För privatpersoner
Hantera dina egna utbildningsintyg
Privatkontot ger dig kontroll över dina egna dokument. Du kan ladda upp, byta intygsnamn, ändra anteckning och utgångsdatum, ladda ner, dela och radera intyg.
För företag
Få en översikt över godkända kopplingar
Företagskontot visar anslutna privatkonton och deras befintliga intyg. Företaget kan söka, visa, ladda ner och dela dokument, men den enskilda användaren hanterar uppladdning och redigering i sitt eget arkiv.
Behöver ni en bredare personalöversikt? Läs om utbildningsintyg för företag och hur intygen kan användas som dokumentation i ett kompetensregister. Tjänsten är inte ett fullständigt HR-system.
Vanliga frågor
Om att samla och hantera utbildningsintyg
Kan jag söka efter ett intyg?
Ja. I privatkontot kan du söka på filnamn, anteckning och kategori. Sökfältet visas när arkivet innehåller fler än fem intyg.
Kan systemet läsa utgångsdatumet ur dokumentet?
Nej. Du registrerar själv ett exakt datum eller en giltighetstid i år och månader. Uppgiften kan ändras senare.
Behöver ett intyg ha ett utgångsdatum?
Nej. Datumet är valfritt. Ett intyg utan registrerat datum ligger kvar i arkivet men omfattas inte av utgångspåminnelser.
Kan företaget ändra den anställdes intyg?
Nej. Företaget kan se, ladda ner och dela intyg för godkända kopplingar. Privatkontots ägare sköter uppladdning, redigering och radering.
Samla dokument och datum
Gör nästa utbildningsintyg lättare att hitta
Skapa ett privatkonto för dina egna intyg eller ansök om företagskonto för en gemensam översikt.