Ett digitalt arkiv för viktiga dokument
Lagra utbildningsintyg digitalt och hitta dem när du behöver dem
Samla PDF-filer och bilder av utbildningsintyg i ett sökbart arkiv. Med kategorier, anteckningar och valfria utgångsdatum blir dokumenten enklare att hitta från mobil, surfplatta och dator.
Från utspridda filer till ett arkiv
Digital lagring gör intygen lättare att hitta och använda
Ett utbildningsintyg kan behövas långt efter att utbildningen genomfördes. Ett pappersoriginal kan ligga i en pärm, en PDF i en gammal mejltråd och en bild i telefonen. När dokumenten sparas på olika ställen tar varje förfrågan längre tid att hantera.
Ett digitalt intygsarkiv samlar dokumenten bakom en inloggning och ger dem en gemensam struktur. Du kan söka efter filnamn eller anteckning, bläddra efter kategori och öppna eller ladda ner rätt intyg när det behövs.
Kom ihåg: Digital lagring gör inte ett intyg mer giltigt och Utbildningsintyg verifierar inte dokumentets juridiska innehåll. Användaren eller företaget ansvarar för att det uppladdade underlaget är riktigt.
Från fil till digitalt arkiv
Så lagras och organiseras ett utbildningsintyg
Du lägger in dokumentet och den information som hjälper dig att hitta det igen.
-
Välj PDF, JPG eller PNG
Ladda upp ett befintligt PDF-dokument eller en tydlig bild i JPG- eller PNG-format. Högsta tillåtna filstorlek är 50 MB per uppladdning.
Tre filformat
-
Bildfiler görs om till PDF
En uppladdad JPG- eller PNG-bild konverteras till PDF innan den sparas. Det ger arkivet ett enhetligt dokumentformat för visning, hämtning och delning.
Enhetligt arkiv
-
Välj kategori och lägg till information
Koppla intyget till en utbildningskategori. Du kan också skriva en kort anteckning och ange ett utgångsdatum, eller markera att intyget inte har någon utgångstid.
Sökbar dokumentation
-
Visa, ladda ner eller dela
När intyget ligger i arkivet kan du öppna det i webbläsaren, ladda ner en kopia eller välja ett eller flera intyg och skicka dem som PDF-bilagor via e-post.
Tillgängligt när det behövs
Praktiska funktioner
Ett arkiv som fungerar i webbläsaren
Ingen särskild mobilapp behövs för att logga in och hitta ett intyg.
- Filformat
- Ladda upp PDF, JPG eller PNG. Bilder sparas som PDF.
- Filstorlek
- Varje uppladdning får vara högst 50 MB.
- Struktur
- Ordna intygen med kategori, filnamn, anteckning och valfritt utgångsdatum.
- Sökning
- Sök efter filnamn eller anteckning och bläddra bland kategorier.
- Enheter
- Logga in via webbläsaren från dator, surfplatta eller mobil.
- Användning
- Visa, ladda ner, redigera uppgifter, ta bort eller dela intyg via e-post.
Skydd i flera steg
Säker hantering börjar med begränsad åtkomst
Intyg kan innehålla personuppgifter och ska inte ligga öppet för fler personer än vad arbetet kräver. Arkivet nås efter inloggning. Ett företagskonto får bara tillgång till de privatkonton som har kopplats till företaget, och systemet kontrollerar behörigheten när ett intyg visas eller hämtas.
Uppladdade PDF-filer kontrolleras innan de sparas. Sessionskakor och CSRF-skydd används för att motverka obehöriga ändringar, och lösenord lagras som hashvärden. Användaren ansvarar samtidigt för att skydda sina inloggningsuppgifter och bara dela intyg med rätt mottagare.
Vid delning: Ett intyg skickas som PDF-bilaga via e-post. Kontrollera mottagarens adress innan du skickar, eftersom mottagaren då får en egen kopia utanför arkivet.
För privatpersoner
Behåll ett eget digitalt intygsarkiv
Privatkontot är kostnadsfritt och är till för dig som vill hantera dina egna utbildningsintyg. Du laddar upp dokumenten, väljer kategori och bestämmer vilka utgångsdatum som ska bevakas.
- Sök och sortera dina egna intyg.
- Ändra namn, anteckning eller utgångsdatum.
- Ladda ner eller dela valda dokument.
- Godkänn eller avböj en koppling till ett företagskonto.
Läs mer om hur du kan hantera utbildningsintyg utan utspridda mappar och mejl.
För företag
Se kopplade användares intyg i företagsportalen
Företaget får en gemensam översikt över de privatkonton som har kopplats till organisationen. Där kan en behörig användare hitta dokument, se utgångsdatum och visa eller ladda ner ett intyg.
- Sök på person, filnamn eller utbildningskategori.
- Se dokumenten tillsammans med registrerade utgångsdatum.
- Dela ett intyg som PDF-bilaga via e-post.
- Få en samlad påminnelse för anslutna personer när intyg närmar sig slutdatum.
Se hela flödet för utbildningsintyg för företag.
När informationen förändras
Rätta, radera och avsluta åtkomst när det behövs
Användaren kan redigera uppgifter om ett intyg eller ta bort dokumentet från sitt arkiv. Det går också att ta bort en koppling mellan ett privatkonto och ett företagskonto. Begäran om rättelse eller radering av kontouppgifter görs genom att kontakta supporten.
Företag behöver egna rutiner för hur länge intyg och andra personuppgifter ska sparas. Läs den praktiska guiden om utbildningsintyg och GDPR och tjänstens integritetspolicy innan ni bestämmer hur arkivet ska användas.
Vanliga frågor
Om digital lagring av utbildningsintyg
Vilka filformat kan jag ladda upp?
Du kan ladda upp PDF, JPG och PNG. JPG- och PNG-bilder konverteras till PDF innan de sparas, så att dokumenten får ett enhetligt format i arkivet.
Hur stor får en fil vara?
En uppladdad fil får vara högst 50 MB.
Kan jag använda arkivet från mobilen?
Ja. Tjänsten används i webbläsaren och är tillgänglig från mobil, surfplatta och dator när du kan logga in och har internetanslutning.
Kan ett företag se alla privatkonton?
Nej. Företagsportalen visar de privatkonton som har kopplats till företaget. En kopplingsförfrågan behöver godkännas innan företaget får åtkomst till användarens intyg.
Hur delar jag ett lagrat utbildningsintyg?
I privatkontot kan du välja ett eller flera intyg, ange mottagarens e-postadress och skicka dokumenten som PDF-bilagor. Läs mer om att dela utbildningsintyg digitalt.
Får jag en påminnelse om intyget går ut?
Ja, om du har registrerat ett utgångsdatum. Intyg utan utgångsdatum sparas i arkivet men ingår inte i den automatiska påminnelsen.
Samla dina dokument
Börja bygga ditt digitala intygsarkiv
Privatkontot är gratis. Företag kan ansöka om en gemensam portal för kopplade användare.